Gestionnaire hébergement

L’INSA Toulouse est une grande école d’ingénieur·es publique, pluridisciplinaire et internationale, reconnue pour l’excellence de sa formation et de sa recherche. Sous tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, c’est un Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, accrédité par la Commission des Titres d’Ingénieur.

L’INSA Toulouse compte aujourd’hui plus de 3200 étudiant·es dont plus de 500 ingénieur·es aux valeurs humanistes diplômés par an.

Missions et activités du poste

Rattaché·e à l’adjointe du directeur du service hôtellerie, vous participerez et contribuerez activement à la gestion administrative des hébergements à destination des étudiants et des non-étudiants.

Par ailleurs, vous prendrez en charge des actions de communication et vous participerez à la rédaction des procédures du service.

Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :

Assurer l’accueil des usagers du service

• Renseigner et orienter les usagers (accueil physique et/ou téléphonique)

• Consulter les e-mails reçus sur l’adresse hebergement.insa@insa-toulouse.fr si absence du référent·e

• Supprimer les mails inutiles (spams, publicité)

• Répondre et traiter les demandes d’informations, devis et réservations

Assurer la gestion de l’hébergement étudiant·e

• Saisir les réservations et planifier les arrivées

• Contrôler et valider les dossiers administratifs

• Suivi des dates de validité (assurance, visa)

• Facturer et encaisser les loyers et prestations

• Planifier les états des lieux entrants et sortant et transmettre l’information à l’agent·e d’entretien de la résidence R1

• Gérer la liste d’attente

• Relancer les usagers (paiement loyers, dossier administratif)

Assurer la gestion de l’hébergement non-étudiant·e

• Saisir les réservations et planifier les arrivées

• Informer l’agent d’entretien des départs et arrivées

• Facturer les séjours

• Encaisser les règlements

• Relancer les usagers

Activités complémentaires

• Contribuer aux actions de communication du service

• Renforcer l’équipe administrative et technique en cas de besoin

• Participer à l’écriture des procédures du service

Ces missions pourront être amenées à évoluer en fonction des besoins et de l’organisation du service.

Contrat

• CDD de 12 mois, renouvelable, période d’essai de 2 mois.

• Date de début du contrat : 01/09/2026

• En fonction de la grille de rémunération fonction publique des adjoints techniques de recherche et de formation, reprise d’ancienneté et expériences

• Horaire hebdomadaire 37h30

• Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.

Profil recherché

De formation initiale de niveau Bac à Bac+2 minimum dans le domaine administratif, de la gestion ou de l’assistanat, vous justifiez d’une expérience dans des fonctions d’accueil, de gestion administrative et de suivi de dossiers.

Reconnu·e pour votre sens du service, votre aisance relationnelle et votre capacité d’organisation, vous appréciez le contact avec des publics variés et savez gérer plusieurs activités simultanément.

Votre rigueur, votre réactivité ainsi que votre capacité à travailler en équipe seront des atouts déterminants pour réussir dans vos fonctions. Vous savez faire preuve de discrétion, d’autonomie et de discernement dans le traitement des situations rencontrées.

Compétences et connaissances attendues

Connaissances

• Techniques d’accueil et de relation usagers.

• Principes de gestion administrative et de suivi de dossiers.

• Règles de facturation et d’encaissement.

• Environnement bureautique et outils numériques courants.

• Connaissance des procédures administratives liées à l’hébergement et à la gestion locative appréciée.

Compétences opérationnelles

• Accueillir, renseigner et orienter les usagers en présentiel, par téléphone ou par courriel.

• Gérer les réservations, les arrivées et les départs des résidents.

• Contrôler et suivre des dossiers administratifs.

• Réaliser la facturation, l’encaissement et le suivi des paiements.

• Assurer le suivi des échéances administratives et effectuer les relances nécessaires.

• Rédiger des courriers, notes et documents administratifs.

• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.

• Organiser son activité et gérer les priorités dans un contexte d’activité soutenue.

• Rendre compte de son activité et transmettre les informations nécessaires aux différents interlocuteurs.

Compétences comportementales

• Sens de l’accueil et de la qualité de service.

• Excellentes qualités relationnelles et de communication.

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation.

• Réactivité et capacité à gérer les urgences.

• Esprit d’équipe et sens de la coopération.

• Autonomie et prise d’initiative.

• Sens des responsabilités et fiabilité.

• Capacité d’adaptation et polyvalence.

• Gestion du stress et maîtrise de soi dans les périodes de forte activité.

Contraintes et Intérêts du poste :

Contraintes :

• Activité soutenue ponctuellement (Période de juin à septembre)

• Gestion du stress et de l’urgence des étudiants sans logement 

Intérêts :

• Polyvalence du poste

• Richesse des contacts et des échanges